COME SCRIVERE LA MAIL PERFETTA

Le email, tanto amate quanto odiate. Inventate circa due decenni fa, hanno rivoluzionato il mondo della comunicazione, sia a livello lavorativo che interpersonale. Tutti crediamo di saperle scrivere eppure non è così. Troppo corte, troppo lunghe, troppo formali, troppo colloquiali….I dubbi sono sempre tanti.

 

9 ERRORI DA EVITARE

Vi sareste sicuramente chiesti se i vostri messaggi di posta elettronica riescono ad ottenere i risultati desiderati? Vorreste sapere in cosa sbagliate? Ecco un semplice e comodo elenco dei 9 errori da evitare nella scrittura di una email in maniera tale da renderla “impeccabile”.

1. Inviare i messaggi di posta elettronica solo se serve qualcosa

Inviare una mail solo in caso di necessità risulta alquanto maleducato. I rapporti, di qualunque genere essi siano, si costruiscono anche con messaggi che dimostrano interesse per il destinatario in quanto tale e non solo per quello che egli può eventualmente fornirci.

2. Dimenticare che c’è una ‘Persona’ oltre la mail

Inviare messaggi diretti, che vanno subito al sodo, indicando solo ciò che si vuole è una cosa da non fare. Come non potete andare dagli altri e comandare come se foste a casa vostra, così nell’invio di una mail non potete dare solo indicazioni circa la vostra situazione.
È fondamentale utilizzare un tono ‘friendly’ sia all’inizio che alla fine. Esordite con un “Ciao” e continuate con qualche commento circa notizie o persone che entrambi conoscete, infine concludete augurando al vostro destinatario il meglio per il lavoro o per quello che più ritenete opportuno.

3. Utilizzare troppo spesso la prima persona

Io, io, io e solo io… Niente di più sbagliato. Nella composizione di una buona mail la prima persona va utilizzata il meno possibile. L’attenzione deve essere focalizzata sul destinatario, su quello che vuole o che magari vorrebbe sentirsi dire.

4. Inviare la mail nel momento sbagliato

Non sempre è necessario un invio immediato La posticipazione è una delle tecniche più potenti, ed allo stesso tempo, meno usate per l’emailing. È importante quindi programmare le mail e possibilmente prediligere la mattina per l’invio. Tendenzialmente potete organizzare i messaggi “spalmandoli” su 24/48 ore. In questo modo potrete dedicare tempo anche ad altro e abituerete le persone che sono in contatto con voi a un ritmo preciso nella comunicazione.

5. Troppi destinatari

Molti indirizzi tra i destinatari della mail non significa tante altrettante risposte. Per rendere efficace l’invio scegliete accuratamente a chi mandare la mail: le selezione giusta di una nicchia di persone realmente interessate al contenuto del nostro messaggio aumenterà le possibili risposte. Meglio spedire la mail a 3 persone che apprezzano l’argomento che a 15 non tutte interessate: eviterete di trasformare il messaggio in spam fastidiosa.

6. Non avere informazioni sul destinatario della mail

Se è una persona che conoscete poco, provate a raccogliere informazioni su di lui. Grazie a Rapportive, il plug-in di Gmail, potrete avere la foto della persona con la quale state interagendo e preziose notizie relativamente a titoli, qualifiche, lavoro e social network.

7. Dimenticare di mandare messaggi di aggiornamento o urgenti

Siete in attesa di una risposta importante? È buona regola mandare una mail per aggiornare sull’avanzamento del progetto tranquillizzando così l’interlocutore o anche per avvisarlo di un ritardo o un anticipo nella consegna. Quindi potete mandare una mail se pensate di non rispettare le date pattuite o se il cliente sembra “impertinente”.

8. Scrivere messaggi troppo lunghi

Più lunga sarà la mail e minore sarà le possibilità che venga letta per intero. I messaggi molto lunghi vengono utilizzati per stilare una strategia o un documento mentre per le email si predilige un linguaggio più asciutto e snello, essenziale e che si compone di tendenzialmente di quattro periodi. Per la condivisione di elementi più corposi si possono usare Google Docs, Asana o Basecamp.

9. Utilizzare esclusivamente email

Di qualunque genere siano, i rapporti vanno coltivati ed è essenziale aggiungere umanità alle relazioni. L’utilizzo della mail come mezzo di comunicazione va bene, meglio però integrarlo con altri strumenti che possono creare maggiore coinvolgimento tra le persone come video, chat e Skype.

Ora fate tesoro di questi preziosi consigli e le vostre prossime email si faranno sicuramente ricordare.

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